Intégration à distance: assurer la réussite des nouvelles recrues.

Que ce soit au bureau ou à distance, il est fondamental de garantir une expérience positive aux nouveaux employés et une intégration en douceur dans l’entreprise. Un solide programme d’intégration se révèle efficace pour améliorer à la fois la productivité et la rétention des nouvelles recrues.

Ceux d’entre nous qui travaillent à domicile depuis mars dernier et qui ont fait le changement sans grande planification ont dû faire face à des difficultés particulières pour s’adapter. Dans des circonstances habituelles, commencer un nouvel emploi peut déjà être une expérience angoissante et solitaire ; dans un contexte de travail à distance, sans l’accès rapide à un voisin de bureau pour obtenir de l’aide, les obstacles peuvent sembler plus difficiles à surmonter.

En tenant compte de ces défis et en nous appuyant sur notre expérience de la collaboration à distance, nous avons identifié quatre facteurs à prendre en considération lors de l’élaboration de votre plan d’accueil à distance, complétés par un aperçu de leur intégration dans vos processus actuels.

Santé et sécurité

Tout comme vous prendriez des mesures pour garantir la santé et la sécurité au bureau, par exemple avec l’achat d’écrans ou de chaises réglables, un espace de travail approprié devrait également être mis en place au domicile des employés. En raison de la pandémie actuelle, une enquête récente de HRReporter a révélé que 45 % des employés de bureau canadiens ont dû réaménager leur domicile pour pouvoir travailler à distance. Nous pouvons attester que certains de nos collègues travaillaient à leur table de cuisine ou dans leur chambre à coucher lorsque nous avons effectué ce changement. Rester assis à la table de la salle à manger pendant huit heures par jour est acceptable sur une base temporaire, mais peut causer de sérieux problèmes à long terme.

Lors de l’installation de vos nouvelles recrues, donnez des directives et des conseils sur la manière d’aménager un poste de travail ergonomique ainsi qu’une liste d’articles pouvant être fournis par l’entreprise (socle pour écran, protection d’écran non réfléchissante, tapis de souris ou de clavier avec support, etc.). C’est également l’occasion pour les nouveaux employés d’identifier l’équipement qu’ils ont déjà et celui dont ils ont besoin ou auront éventuellement besoin.

Le bien-être émotionnel et le soutien en matière de santé mentale sont tout aussi importants pour les nouveaux employés qui commencent dans un environnement totalement isolé. Dans un bureau, les questions ou les commentaires spontanés à un collègue voisin et les conversations informelles dans la salle de pause contribuent à un sentiment d’appartenance et de soutien social au sein de l’entreprise. Une étude menée par ADP cette année a révélé que les Canadiens qui travaillent à domicile depuis le début du confinement ont du mal à gérer leur santé mentale, 38 % d’entre eux mentionnant une augmentation de leur niveau de stress. Une autre enquête de HRReported a révélé que 54 % des travailleurs se sentent déconnectés ou seuls depuis le changement.

Lorsque l’on travaille à domicile, le stress de la vie courante et celui du travail peuvent facilement se confondre. La mise en place de mesures adéquates dès le départ permettra de s’assurer que les nouveaux employés sont conscients des ressources disponibles et sont encouragés à s’exprimer.

Équipement et technologie

Normalement, un nouvel employé se voit attribuer un bureau équipé d’un ordinateur, d’un téléphone et du même accès Internet que les autres. En raison du passage soudain au télétravail, de nombreuses entreprises n’ont pas mis en place de processus ou de politiques permettant de répondre facilement aux besoins de ceux qui ne disposent pas des outils et de la technologie nécessaires pour travailler à domicile. Plusieurs employés ont dû se contenter de leurs appareils personnels, et nous savons qu’un ordinateur lent ou un service Internet déficient peuvent entraîner de sérieuses frustrations. D’ailleurs, une récente enquête de ServiceNow a révélé que 37 % des travailleurs voient la technologie comme un obstacle à leur productivité.

Heureusement, dans le cas des nouvelles recrues, le problème peut être résolu à l’avance ; il est possible d’identifier leurs besoins en technologie et en services, ainsi qu’une politique établissant lesquels seront couverts par l’entreprise. L’idéal est d’avoir cette discussion à l’avance, ce qui accordera le temps nécessaire pour faire livrer l’équipement, peut-être un ordinateur portable ou un téléphone d’entreprise, afin que tout soit prêt pour le premier jour.

Cybersécurité et protection des données

Si vous travaillez dans un bureau où sont stockées des informations sensibles, vous avez sans doute à votre disposition une déchiqueteuse, des armoires à clé pour le classement, ainsi qu’un mot de passe pour verrouiller votre ordinateur. Le problème particulier des travailleurs à distance est que ces fichiers ne sont pas sécurisés et doivent être gérés d’une autre manière. Il peut s’agir de fournir une armoire verrouillable où les dossiers physiques peuvent être stockés ou de discuter de l’emplacement et des coûts des services de déchiquetage locaux. Pour les employés travaillant à distance, la communication préalable des options et des politiques relatives à la gestion des dossiers éliminera l’incertitude et permettra d’éviter que les dossiers sensibles ne s’empilent ou ne soient jetés dans la poubelle de recyclage.

En parallèle, les informations numériques doivent elles aussi être sécurisées et gérées de manière appropriée, surtout si l’employé vit dans un logement partagé. Une récente enquête menée par VMWare a révélé cette année une augmentation des cyberattaques et des tentatives d’hameçonnage — 99 % des professionnels canadiens de l’informatique ont signalé un plus grand volume d’attaques au cours des douze derniers mois. Une autre enquête de VM, en complément de l’impact de la pandémie, a également révélé que 92 % des entreprises dans le monde ont fait l’expérience de cas où la pandémie de COVID-19 a été utilisée comme prétexte dans des tactiques de cybercriminalité. Notre entreprise mère, GardaWorld, a d’ailleurs rassemblé plusieurs documents d’information sur les risques liés à la cybersécurité, notamment un aperçu des neuf aspects à considérer pour faire du télétravail en toute sécurité, où ils suggèrent de s’assurer que le réseau WIFI est sécurisé et les logiciels à jour.

Vérifiez auprès des nouvelles recrues avant leur entrée en fonction pour vous assurer que tous les dispositifs de travail sont protégés par un mot de passe et sécurisés de manière appropriée. En outre, actualisez la formation de sensibilisation et envoyez des rappels demandant d’être attentif aux cyberattaques et aux courriels d’hameçonnage.

Cohésion des équipes et intégration de la culture

Une partie importante du processus d’intégration consiste à transmettre la culture de l’entreprise aux nouveaux employés afin de les aider à mieux s’intégrer et à se sentir membres de l’équipe. Cela représente un défi unique pour les employés recrutés à distance, car ils n’ont pas autant d’occasions d’observer ou d’interagir avec leurs collègues pour recueillir plus d’informations sur la culture du bureau et de l’équipe, notamment lors d’interactions dans l’ascenseur ou dans le couloir ou encore lors d’un lunch d’équipe.

C’est là que le système de jumelage s’avère utile. Que ce soit au bureau ou à distance, le fait de mettre votre nouvel employé en contact avec un « copain » ou un mentor lui donne accès à quelqu’un qui peut le guider dans ses premières semaines et ses premiers mois, répondre à ses questions, lui donner des conseils et lui faire connaître la dynamique de l’équipe. Une étude portant sur 600 nouveaux employés de Microsoft a établi un lien entre la productivité perçue par les nouveaux employés et le nombre de fois qu’ils ont rencontré leur mentor ; 97 % des nouveaux employés qui ont rencontré leur mentor plus de huit fois au cours des 90 premiers jours ont indiqué qu’ils étaient plus rapides à être productifs dans leur rôle. Le système de jumelage a également accru la satisfaction générale, 23 % des employés ayant déclaré être plus satisfaits de leur expérience d’intégration que ceux qui n’avaient pas de mentor attitré. Transposant ces résultats dans un cadre virtuel, Buffer, une entreprise de logiciels fonctionnant entièrement à distance, a mis en place un système dans lequel les nouveaux employés se voient attribuer trois compagnons qui leur fournissent différents types de contexte : un compagnon leader, un compagnon de rôle et un compagnon de culture.

Pour les nouveaux membres de l’équipe, une trousse de bienvenue contenant des articles promotionnels de l’entreprise et un lunch virtuel avec leurs collègues au cours des premiers jours peuvent contribuer à renforcer la confiance et à réduire quelque peu l’anxiété et l’incertitude. Le suivi par des réunions plus intimes et des points de contact avec un ou deux membres de l’équipe est idéal pour développer des relations personnelles et permet de partager des anecdotes internes, des plaisanteries et des informations sur les projets en cours. De plus, des réunions individuelles entre le nouvel employé et son gestionnaire s’avèrent particulièrement utiles. Dans une étude réalisée par LinkedIn, 72 % des employés ont identifié le temps passé avec leur gestionnaire direct comme la partie la plus importante de leur expérience d’intégration. Une autre étude a révélé que les employés préfèrent que ce soit leur gestionnaire qui leur fournisse des conseils initiaux, plutôt que les ressources humaines. Les réunions avec un gestionnaire sont l’occasion de discuter de toute question en suspens et de s’entretenir des attentes et des responsabilités.

Adaptation des procédures d’intégration établies

Maintenant que nous connaissons les défis que pose l’accueil à distance, nous pouvons intégrer des solutions dans les processus actuels pour adapter et améliorer l’expérience globale. Pour vous décharger d’une partie du travail, nous avons mis en place différents systèmes pour soutenir les nouveaux employés dans leur parcours d’intégration.

Préintégration

Commencez le parcours de vos nouvelles recrues en vous assurant que tout est prêt pour leur premier jour afin qu’elles ne perdent pas de temps à régler des problèmes techniques et à attendre l’accès au système. Avant le premier jour, travaillez avec le nouvel employé pour identifier ses besoins en matière de technologie, de poste de travail ergonomique et de gestion sécurisée des documents. De cette façon, si quelque chose doit être livré, il peut être programmé pour arriver avant le premier jour.

Plus près de la date d’entrée en fonction, l’arrivée d’une trousse de bienvenue contenant le logo de l’entreprise, une lettre personnalisée de la direction et un agenda pour le premier jour peuvent aider à enthousiasmer le nouvel employé pour ce nouveau chapitre de sa carrière.

Premier jour

A la fin de la première journée, il faut que le nouveau membre de l’équipe soit prêt à commencer son apprentissage, que les formulaires soient remplis et que les problèmes techniques soient réglés. Il doit avoir accès au courrier électronique et à tout logiciel nécessaire, et que tout soit organisé et testé immédiatement pour réduire le temps d’attente tout au long de la journée. En ce qui concerne les formulaires administratifs à remplir, la meilleure solution pour éviter d’attendre le courrier est de tout gérer en ligne. Si vous n’avez pas de système en place, renseignez-vous sur les outils de TalentWorld. En tant qu’agence, nous misons entièrement sur le virtuel pour traiter la documentation des plus de 800 employés dont nous gérons les affectations chaque semaine. Nous pouvons vous connecter au même tableau de bord que nous utilisons pour que votre nouvel employé puisse accéder et remplir les documents et formulaires importants que vous avez téléchargés, le tout en un seul endroit et dans un format mobile et convivial. En guise d’introduction officielle à l’entreprise, nous pouvons également héberger des vidéos pour communiquer votre culture et l’histoire de votre marque. Au cours du mois dernier, nous avons envoyé plus de 1 400 dossiers d’accueil comprenant des manuels de politiques, des dossiers de formation et des quiz spécifiques au contexte pour s’assurer que les nouveaux employés sont prêts à commencer à travailler dès le premier jour.

Pour rompre avec les procédures administratives ennuyeuses, organisez des réunions tout au long de la journée pour présenter les ressources humaines, leur gestionnaire direct et leur « copain » attitré. Montrez à vos nouveaux employés à quel point vous êtes heureux de les accueillir en les incluant dans les discussions ou les projets d’équipe dès le premier jour.

Première semaine

Si vous n’avez pas eu le temps le premier jour, assurez-vous qu’un repas virtuel avec l’équipe est organisé pour accueillir officiellement votre nouvelle recrue dans l’entreprise. Lui offrir une  carte cadeau pour qu’elle puisse faire livrer son repas serait sans doute fort apprécié.

Les jours suivants devraient être consacrés à la formation et à l’implication dans l’équipe. Cette semaine, vous devriez organiser des réunions d’équipe plus intimes avec un ou deux collègues pour des conversations informelles et l’établissement de relations. Des points de contact quotidiens avec le ou les compagnons qui lui ont été assignés peuvent être organisés pour prendre des nouvelles et apporter un soutien au nouvel employé.

Dans une enquête réalisée par BambooHR auprès de 1005 employés, 76 % ont déclaré qu’ils accordaient une grande importance à la formation pendant leur première semaine, 56 % d’entre eux appréciant surtout un mentor ou un compagnon. Suivre toute la formation en ligne sur la santé et la sécurité ainsi que la sensibilisation à la cybersécurité peut prendre jusqu’à une journée dans certains cas. Ensuite, une formation sur les systèmes et les processus avec un collègue est le moment où la vraie magie opère, et votre nouvelle recrue peut commencer à travailler sur de petites tâches. Grâce à TalentWorld Campus, notre portail d’enseignement virtuel, nous pouvons prendre en charge la partie formation en ligne et vous laisser plus de liberté pour suivre votre travail et organiser quelques premières tâches amusantes.

Premier mois

En misant sur la relation entre le gestionnaire et le nouvel employé, en veillant à ce que des réunions régulières soient organisées, on peut atténuer l’incertitude autour des questions « est-ce que je fais bonne impression ? » ou « est-ce que j’ai ma place ici ? », ce qui contribue à créer un sentiment d’appartenance et de loyauté envers l’entreprise. Au cours de ces entretiens, le gestionnaire et le nouvel employé peuvent discuter de performance, fournir une rétroaction et définir des objectifs à long terme significatifs. C’est également le moment idéal pour recueillir des informations sur leur expérience globale avec l’entreprise et pour répondre à toute autre préoccupation qui aurait pu survenir.

Rétention

Le maintien d’une main-d’œuvre engagée et productive peut présenter des défis particuliers pour vos gestionnaires. Envisagez d’investir dans une formation de dirigeants pour gérer une équipe à distance et encouragez les réunions et la collaboration fréquentes. Peut-être même qu’un lunch ou une rencontre d’équipe en personne organisée tous les deux mois peut générer une anticipation motivante, à condition qu’il y ait un point de rencontre possible près de l’endroit où réside la majorité de l’équipe.

À long terme, le fait de recueillir les commentaires et les suggestions des employés contribuera à l’amélioration continue de votre processus d’intégration et vaut certainement la peine d’y participer.

Que vous envisagiez de passer à une main-d’œuvre totalement à distance ou que vous ne soyez tout simplement pas prêt à ouvrir les bureaux, ne laissez pas les défis particuliers de l’accueil à distance vous freiner.